Hvad kræver bestyrelsesarbejde? I kan her få indsigt i, hvordan I stifter en bestyrelse og driver den.
I De Frivilliges Hus kan I få hjælp og sparring til bestyrelsesarbejdet. I kan for eksempel bruge os til:
Det er vigtigt først at blive enige om, hvad det nye bestyrelsesmedlem skal kunne byde ind med, i forhold til bestyrelsen. Skal det være en der har et godt netværk? En med et stærkt strategisk blik? En der ved noget om sagen? En der er god til økonomi, organisationsarbejde eller kommunikation? Når I har fundet af, hvilke kompetencer I gerne vil have ind i bestyrelsen, er det oplagt at kigge målrettet ud i medlems- og frivilligskaren. Det kan også være en mulighed – og ofte et frisk pust – at rekruttere en udefra. Meld ud i diverse netværk og fora, at I søger et nyt bestyrelsesmedlem med bestemte kompetencer eller prik bestemte mennesker og opfordr dem til at melde sig.
Man kan som forening organisere sig på forskellige måder afhængig af størrelse, typer af aktiviteter, kompetencer i bestyrelsen og blandt medlemmerne. Lav klare aftaler i bestyrelsen om, hvem der er ansvarlig for hvad, så vigtige opgaver ikke lander mellem to stole. Flere kan godt være ansvarlige for det samme. Hvis man vælger en høj grad af uddelegering, er det vigtigt, at der er god kommunikation mellem de forskellige arbejdsgrupper og bestyrelsen. Fordel kontakten til de forskellige arbejdsgrupper ud på enkelte bestyrelsesmedlemmer, så det hele ikke hviler på formanden. Det er godt for gennemsigtigheden og medlemsdemokratiet at større beslutninger, der er taget i en arbejdsgruppe, bliver bekræftet af bestyrelsen eller på generalforsamlingen, så man sikrer sig bred opbakning.
Uanset hvad der måtte være af talent og kompetencer i en forening, så er det altid en god idé at inddrage medlemmerne i både beslutninger og praktisk udførelse af foreningens arbejde. Det kan gøres ved at uddelegere beslutninger og ansvar til mindre arbejdsgrupper eller udvalg og dermed øge engagementet i foreningen og sikre bæredygtigheden. Nedsættelse af arbejdsgrupper og udvalg kan både ske ad hoc og som en beslutning på generalforsamlingen. Husk at meningen her er at forenkle arbejdsgange og engagere medlemmerne, og ikke at skabe mere bureaukrati og et utal af møder med afrapportering. Sørg for at have klare aftaler om kommunikation mellem bestyrelse og arbejdsgrupper. Lige så vigtigt er det at sørge for, at alle udvalg kan mærke, at bestyrelsen ser og værdsætter deres arbejde.
De færreste melder sig til opgaver i foreningen, fordi de er vilde med mange og lange møder. Møder skal kun afholdes, når det er nødvendigt, og de skal gerne være effektive. Hvis der er uddelegeret beslutninger og arbejdsopgaver, er det vigtigt, at der på bestyrelsesmøder orienteres om fremdriften, så alle er med. Sørg altid for at have en dagsorden og afsæt gerne begrænset tid til punkterne, så I sikrer jer, at mødet skrider frem og bliver afsluttet til tiden.
Medlemmer, frivillige og deltagere skal vide, hvad der foregår, men alle behøver ikke nødvendigvis hele tiden at blive informeret om alt. For lidt kommunikation skaber usikkerhed og for meget kommunikation gør, at ingen orker at læse det alligevel. Vær skarp på, hvem det er I kommunikerer til, og hvad I gerne vil have, de skal vide. Lav gode og korte referater fra møder, fortæl de gode historier fra foreningen og aktiviteterne. Kommunikation eller videndeling kan også være, at sætte de rigtige mennesker sammen så nogle arbejdsgrupper og udvalg mødes på tværs.
Kassereren håndterer foreningens økonomi i dagligdagen i samarbejde med formanden. Inden fremlæggelse af årsregnskabet på generalforsamlingen skal det godkendes af en revisor. “Revisor” er her en funktion og ikke en jobbetegnelse. Det er typisk et foreningsmedlem uden for bestyrelsen, som varetager denne opgave. Revisoren gennemgår sammen med kassereren foreningens årsregnskab. Hvis det kan godkendes af revisoren, skal det godkendes af bestyrelsen inden det fremlægges til godkendelse på generalforsamlingen.
Guides til bestyrelsesarbejde
Center for Frivilligt Socialt Arbejde har forskellige guides til, hvordan man driver en bestyrelse.
Frivilligjob
Opret jeres forening på Frivilligjob.dk, Danmarks største jobportal for frivilligt arbejde…
Kommunikation og sociale medier
Er I løbet tør for idéer til at synliggøre jeres forening? Find inspiration til, hvor og hvordan I kan sprede jeres budskaber.